Os 10 mandamento da Preservação Digital

     Com o objetivo de orientar atitudes a serem tomadas para a preservação de objetos digitais, disponibilizamos os 10 mandamentos da preservação digital:

     Baseado no I Seminário de Gestão da Informação Jurídica em Espaços Digitais (2007), podem ser citadas as seguintes fragilidades relativas a cada mandamento e dicas para superá-las:

1. Manterás uma política de preservação

• Fragilidade:

– Perda de documentos ao longo do tempo

• Orientações:

– Criar uma equipe multidisciplinar para o estabelecimento de uma política de preservação

– Preparar infraestrutura

– Revisar e adaptar periodicamente a política

2. Não dependerás de hardware específico

• Fragilidades:

– Obsolescência do hardware

– Dependência tecnológica do fabricante

• Orientações:

– Manter compatibilidade do hardware com as diversas tecnologias e fornecedores da atualidade

– Verificar a estabilidade da tecnologia utilizada no hardware

– Verificar a especificidade do hardware em relação ao objeto digital

3. Não dependerás de software específico

• Fragilidades:

– Obsolescência do software

– Dependência tecnológica do fabricante

• Orientações:

– Utilizar padrões abertos

– Permitir o acesso por diversos softwares

– Verificar a estabilidade da tecnologia

– Verificar a especificidade do formato em relação ao objeto digital

4. Não confiarás em sistemas gerenciadores como única forma de acesso ao documento digital

• Fragilidades:

– Sistema gerenciador deixa de funcionar

– Contrato de manutenção e/ou licença de uso vencida

• Orientações:

– Manter a estrutura de diretórios conhecida e com possibilidade de acesso independente

– Manter os formatos conhecidos

5. Migrarás seus documentos de suporte e formato periodicamente

• Fragilidades:

– Obsolescência do formato

– Obsolescência do suporte

– Perda de confiabilidade no suporte

• Orientações:

– Possuir ferramentas de migração de formato

– Possuir ferramentas de migração de suporte

– Estabelecer rotinas de migração, tendo como base:

 • Verificação da confiabilidade do suporte

 • Verificação da obsolescência do software

 • Verificação da obsolescência do hardware

6. Replicarás os documentos em locais fisicamente separados

• Fragilidades:

–Catástrofe com o acervo

• Orientações:

– Manter cópias de segurança e backup em prédios fisicamente separados e preferencialmente distantes

7. Não confiarás cegamente no suporte de armazenamento

• Fragilidades:

–Degradação da mídia

– Dano físico por problemas de manipulação ou fabricação

• Orientações:

- Definir a vida útil dos diversos suportes

-  Estabelecer uma tabela de confiabilidade para o tempo de uso e armazenamento dos diversos tipos de mídias utilizadas

-  Implementar rotinas de verificação do tempo de uso e armazenamento das mídias

8. Não deixarás de fazer backup e cópias de segurança

• Fragilidades:

– Danos nos equipamentos

– Danos nas mídias de armazenamento

• Orientações:

– Estabelecer uma política de backup e/ou cópia de segurança

9. Não preservarás lixo digital

 • Fragilidades:

– Sobrecarga dos depósitos digitais

• Orientações:

- Estabelecer Tabelas de Temporalidade

- Avaliar o documento digital

- Eliminar (lixo digital)

10. Garantirás a autenticidade dos documentos arquivísticos digitais

• Fragilidades:

– Perda de dados ou informações

– Perda da estrutura do documento

–Adulteração

– Perda do documento

– Perda do contexto histórico

• Orientações:

– Estabelecer trilhas de auditoria

– Controlar o acesso

– Expor o mínimo possível o documento digital

– Manter metadados de preservação

REFERÊNCIAS:

INNARELLI, Humberto Celeste; SOUSA, Renato Tarciso Barbosa de; SANTOS, Vanderlei Batista dos. (Orgs.) Arquivística:temas contemporâneos, classificação, preservação digital, gestão do conhecimento. 3. ed. Distrito Federal: SENAC, 2009.

SEMINÁRIO DE GESTÃO DA INFORMAÇÃO JURÍDICA EM ESPAÇOS DIGITAIS, 1, 2007, Brasília:Preservação de acervos digitais. Brasília: Superior Tribunal Federal. Disponível em: http://www.stf.jus.br/arquivo/sijed/10.pdf. Acesso em: 26 jan. 2013

As dificuldades e desafios encontrados para a preservação digital

A preservação digital encontra dificuldades e desafios que muitos acreditam na simples solução através da digitalização, reprodução ou cópia do material digital. Na verdade, a problemática em torno dessa questão exige uma série de técnicas e responsabilidades que até o momento se apresentam como verdadeiros desafios para bibliotecários, arquivistas, museólogos e profissionais da tecnologia da informação

Antes de abordarmos os desafios e dificuldades da preservação digital, vale retomar sua definição:

“A preservação digital sob o aspecto dos processos de gestão envolvidos na administração das atividades necessárias para garantir que um objeto digital possa ser acessado e utilizado no futuro, a partir das Tecnologias de Informação e Comunicação (TICs) existentes na época e com garantias de sua autenticidade.” (Grácio, 2011, p. 67)

A partir disto, analisaremos a complexidade que este processo envolve:

“Garantir que um objeto digital possa ser acessado e utilizado no futuro”  (Grácio, 2011, p.67)  “A preservação de longo prazo das informações digitais está seriamente ameaçada pela vida curta das mídias, pelo ciclo cada vez mais rápido de obsolescência dos equipamentos de informática, dos softwares e dos formatos.” (CONARC, 2005, p.2)

Continuando a análise conceitual da preservação da informação, temos:

 “A partir das Tecnologias de Informação e Comunicação (TICs) existentes na época e com garantias de sua autenticidade” (Grácio, 2011, p.67)- “Atualmente, não obstante os pesados investimentos em tecnologia da informação há uma crescente debilidade estrutural dos sistemas eletrônicos de informação, que os incapacitam de assegurar a preservação de longo prazo e o acesso contínuo às informações geradas num contexto de rápido avanço tecnológico.” (CONARC, 2005, p.2)

             
Como apresentado no Workshop Internacional em Ciência da Informação (2009) os principais desafios são:

• “Manter atualizado o acesso a grandes quantidades de documentos digitais.
• Alcançar uma melhor administração dos riscos
• Construir parcerias
• Chamar a atenção dos principais atores envolvidos com objetos digitais
• Evitar redundância
• Maximizar os esforços de preservação.”

Para Grácio (2011, p. 59) destacam-se os seguintes desafios:

• “Mudanças e avanços muito rápidos nas tecnologias de acesso à informação digital, causados principalmente pelo surgimento da Internet;
• Capacidade das pessoas e das instituições de assimilarem as mudanças, ou seja, como inseri-las em sua cultura através de um comportamento positivo;
• Obsolescência do hardware e do software, que, com os avanços tecnológicos, se tornam ultrapassados muito rapidamente;
• A explosão da quantidade de informação armazenada em meio digital, que cresce a cada dia, substituindo os meios de armazenamento tradicionais;
• As mudanças no formato dos arquivos e das mídias de armazenamento;
• Custo elevado das novas tecnologias.”

Todos esses pontos exigem não apenas qualificação dos profissionais envolvidos, como também a busca por soluções para cada item descrito e os inúmeros outros desafios que surgirão neste processo. Como vimos, nas postagens anteriores há entidades e grupos respeitados que já avançaram em muitas questões até aqui.

Gostaríamos de destacar o papel da disciplina de Tecnologias da Informação (T.I) em nossa formação, que além de trabalhar os conceitos básicos da matéria de T.I está contribuindo para os itens terceiro e quarto descritos no workshop mencionado: “Construir parcerias e Chamar a atenção dos principais atores envolvidos com objetos digitais.” Ainda não somos principais atores envolvidos, mas poderemos vir a ser.

Estes desafios e dificuldades não devem ser vistos como entraves, mas sim possibilidades de consolidação de áreas especializadas de atuação e a valorização dos profissionais envolvidos que irão garantir para seus usuários, sociedade e entidades a informação de qualidade de forma rápida e segura.

REFERÊNCIAS:

BRASIL. Conselho Nacional de Arquivos. Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos. Carta para a Preservação do Patrimônio Arquivístico Digital: preservar para garantir o acesso. Brasília: CONARQ, 2009. . Disponível em: http://www.conarq.arquivonacional.gov. br/media/carta.pdf. Acesso em 26 jan. 2013

GRÁCIO, J.C.A.  Preservação digital na gestão da informação: um modelo processual para as instituições de ensino superior. 2011. 223p. Tese (Doutorado em ciência da informação) - Universidade Estadual Paulista, São Paulo, 2011.

WORKSHOP INTERNACIONAL EM CIÊNCIA DA INFORMAÇÃO, 4, 2009, Brasília: Questões Práticas sobre Preservação Digital: Brasília: MAM, 81p. Disponível em: <http://www.slideshare.net/gemireki/questes-prticas-sobre-preservao-digital> Acesso em 26 jan. 2013.

Vídeos sobre Preservação Digital

Entre as mais variadas tarefas de bibliotecários e arquivistas, está a tomada de decisões sobre a preservação de documentos digitais. A informática não se preocupa muito com esta questão, pois está mais focada com o desenvolvimento e criação de novas hipermídias.

Por isso, essa temática tem sido abordada pelo grupo, enquanto graduandos de biblioteconomia, para que possamos como profissionais estarmos aptos a lidar com o novo contexto de uso crescente das mídias digitais, preocupando-se em preservar as informações passadas e atuais para as gerações futuras, assim como hoje podemos ter acesso aos documentos do passado registrados em papel e outros suportes, já que houve a preocupação de preservá-los.

Neste post disponibilizamos 4 vídeos (sequenciais) que abordam a questão da preservação digital. O áudio está em inglês e a legenda em português. Vale a pena conferir:

Documentário produzido pela American Foundation em associação com a Commission on Preservation & Access e American Council on Learned Societies, com o objetivo de alertar para o risco de perda da informação armazenada digitalmente.

O que é o modelo OAIS e para que serve?

OAIS - Open Archival Information System é um modelo de referência, um sistema aberto para arquivamento da informação que disciplina e orienta na preservação e manutenção no acesso às informações por longo prazo. O sistema foi encomendado pela ISO - International Organization for Standardization e então desenvolvido e coordenado pelo Consultative Committee for Space Data Systems (CCSDS), no ambiente da NASA. Em maio de 1999 teve a publicação da primeira versão – RED BOOK, a segunda versão do RED BOOK foi em julho de 2001, e em janeiro de 2002 a publicação da primeira versão do BLUE BOOK, e enfim a aprovação da ISSO 14721 Space data and information transfer systems - Open archival information system - Reference model em fevereiro 2003. 

O modelo OAIS pode ser aplicado a qualquer arquivo, desde que a organização tenha como objetivo tornar a informação disponível a longo prazo. É constituído pela interação de produtores, consumidores, gestão e o repositório. “Toda a informação submetida a um OAIS por um produtor e toda a difusão estabelecida a partir do OAIS a um utilizador ocorre numa ou mais sessões discretas através de pacotes de informação.” (RODRIGUES, 2003, p.80).

REFERÊNCIAS

BRASIL. Arquivo Nacional. OAIS - Open Archival Information System. Disponível em: http://www.documentoseletronicos.arquivonacional.gov.br/Media/publicacoes/oais.pdf

Acesso em: 06 de janeiro de 2013.

RODRIGUES, Maria L. T. S. Preservação Digital de longo prazo: estado da arte e boas práticas em repositórios digitais. 2003. 139 f. Tese (Mestrado em Estudos de informação e bibliotecas digitais). Instituto Superior de Ciências do Trabalho e da Empresa. Lisboa, 2003. Disponível em: http://dited.bn.pt/8927/37/Tese_Preservacao_Digital_Lurdes_Saramago.pdf. Acesso em: 06 de janeiro de 2013.

THOMAZ, Katia P; SOARES, Antônio José. A preservação digital e o modelo de referência Open Archival Information System (OAIS). DataGramaZero - Revista de Ciência da Informação - v.5  n.1   fev/04. Disponível em: http://www.dgz.org.br/fev04/Art_01.htm

Acesso em: 06 de janeiro de 2013.

DSpace: alternativa de acesso a longo prazo à informação

Dando continuidade à abordagem dos assuntos inerentes à preservação digital, é importante destacar o uso do repositório DSpace (http://www.dspace.org/), pois ainda que criado em decorrência da Iniciativa de Arquivos Abertos e do Movimento de Acesso Aberto à Informação Científica, o mesmo é uma ferramenta de apoio na preservação digital.

 

Primeiramente, o que vem a ser um repositório digital? “É uma forma de armazenamento de objetos digitais que tem a capacidade de manter e gerenciar material por longos períodos de tempo e prover o acesso apropriado” (VIANA; MÁRDERO ARELLANO; SHINTAKU, 2005). Tal estratégia de armazenamento faz uso de padrões como o protocolo de coleta de metadados da Iniciativa dos Arquivos Abertos (OAI – PMH). O modelo OAI facilita o compartilhamento de metadados com outras instituições.

 

Desta forma, muitas universidades, por exemplo, têm criado seus repositórios institucionais, pois são espaços onde sua produção científica e acadêmica é depositada e divulgada mais amplamente por estar disponível em plataforma web e propicia o acesso a longo prazo.

 

No que refere-se à preservação digital, através dos repositórios institucionais “é garantido o gerenciamento das mudanças tecnológicas e a migração do conteúdo digital para novas versões de mídia eletrônica” (VIANA; MÁRDERO ARELLANO; SHINTAKU, 2005).

 

Essa breve contextualização nos permite falar sobre o DSpace, um repositório digital criado pelo MIT Libraries e a Hewlett-Packard (HP). O DSpace “captura, armazena, indexa, preserva e redistribui a informação de uma instituição em formato digital” (IBICT). Por ser um software livre, de código aberto, disponibilizado gratuitamente, qualquer instituição, a nível internacional, pode customizar e adaptá-lo independentemente para suprir suas necessidades de arquivamento, como repositórios institucionais, biblioteca digitais e gerenciamento eletrônico de documentos (GED).

 

O conteúdo digital armazenado no Dspace pode ser exportado junto com os metadados em um formato de arquivo XML. Ou seja, havendo necessidade de exportação isso será possível, a informação não estará perdida.

 

Para que os recursos armazenados no presente estejam disponíveis num futuro distante para pesquisa e recuperação, os repositórios digitais, assim como o DSpace, têm como objetivo e requisito referenciar de forma persistente os seus recursos. Para isso, identificadores persistentes são criados para cada item, coleção e comunidade armazenada no sistema, através do CNRI Handle System. É programado um mecanismo independente do local físico de armazenamento da informação. Desta maneira, uma referência estável e de longo prazo é garantida para que se tenha acesso e os objetos digitais nele compartilhados sejam presevados.

 

Qualquer tipo de organização ou empresa, até pessoas individualmente, pode fazer download e utilizar o software, além de modificar o sistema para ajustá-lo aos padrões específicos desejados.

 

Todo tipo de documento em formato digital pode ser inserido no DSpace, como artigos, relatórios, livros, teses, imagens, arquivos de áudio, material de ensino, entre outros. 

 

A seguir, listamos alguns repositórios digitais que utilizam o software Dspace no Brasil: 

• Acervo Digital do INMETRO http://repositorios.inmetro.gov.br/

• Repositório da Universidade Federal Fluminense http://200.20.0.246:8080/jspui/

• RIDI – Repositório Institucional Digital do IBICT http://repositorio.ibict.br/

• Braziliana – USP http://www.brasiliana.usp.br/

• INFOTECA – EMBRAPA http://www.infoteca.cnptia.embrapa.br/

Exemplificamos também alguns repositórios digitais estrangeiros que utilizam o software Dspace:

 

• Repositorium https://repositorium.sdum.uminho.pt/

• Repositorio Digital Del Departamento de Biblioteconomia y Documentación 

http://e-archivo.uc3m.es:8080/dspace/

• RUA. Repositorio Institucional de la Universidad de Alicante http://rua.ua.es/dspace/

 

REFERÊNCIAS:

 

VIANA, C. L. M; MÁRDERO ARELLANO, M. A.; SHINTAKU, M. Repositórios institucionais em Ciência e Tecnologia: uma experiência de customização do Dspace. In: Proceedings Simposio Internacional de Bibliotecas Digitais,3., 2005, São Paulo. Anais... São Paulo. Disponível em: <http://eprints.rclis.org/bitstream/10760/7168/1/viana358.pdf >. Acesso em: 15 jan. 2013.

http://dspace.ibict.br/index.php?option=com_frontpage&Itemid=1

Os metadados de Preservação

Metadados

Nos dias de hoje, é virtualmente impossível discutir serviços e sistemas de informação sem o envolvimento direto com questões relacionadas aos metadados. Embora o termo “metadados” seja uma invenção relativamente recente – primordialmente ele foi usado no contexto dos sistemas de banco de dados para descrever e controlar a gestão e o uso dos dados. (DAY apud SAYÃO 2010).  A National Information Organization (NISO) define ''metadados'' como uma informação estruturada que descreve, explica, localiza, ou ainda possibilita que um recurso informacional seja fácil de recuperar, usar ou gerenciar. Além disso, o  termo é freqüentemente designado como dados sobre dados, ou ainda como informação sobre informação.

Vale ressaltar ainda que os metadados também são objetos digitais, portanto eles devem possuir os atributos dos objetos adequados, como integridade, persistência e identificação, pois eles possuem funções que são demasiadamente importantes para o acesso e para a interpretação dos recursos informacionais digitais. Dentre estas funções, o Arquivo Nacional destaca como as principais:

• a descoberta de recursos - que permite que recursos sejam identificados, localizados, selecionados por critérios de relevância e distinguidos por diferenças e similaridades;

• a organização de recursos;

• a facilitação da interoperabilidade;

• a identificação digital;

• a Preservação Digital.

De acordo com Sayão (2010), quando submergimos no mundo dos documentos digitais, constatamos que outras dimensões dos metadados, que ultrapassam os limites de ferramenta para a descrição e descoberta de recursos, precisam ser reveladas e exploradas. Isto porque os objetos digitais para serem gerenciados e usados requerem processos de maior amplitude, que implica em identificar informações precisas para instruí-los adequadamente.

Metadados de Preservação Digital

A preservação da informação digital a longo prazo envolve variáveis como planejamento cuidadoso, tecnologia e orçamentos vultosos, e cuja complexidade tem arrefecido o entusiasmo das bibliotecas digitais e demais organizações de patrimônio informacional em disponibilizar seus estoques digitais para as futuras gerações. Para Sayão (2010), está cada vez mais claro – para a prática e para a teoria – que existe uma parte do problema de preservação digital de longo prazo que só será resolvido a partir da identificação de um conjunto de dados e informações, expressos na forma de metadados, que ancorem os processos de gestão da preservação digital. Desta forma será possível assegurar que o recurso de valor contínuo sobreviva ao longo do tempo e continue sendo acessível e, não menos importante, que não perca a capacidade de ter seus significados apropriadamente interpretados no tempo que for necessário pelas comunidades para quem a informação, de forma privilegiada, se dirige.

''A criação e uso de metadados é uma parte importante em todas as estratégias operacionais de preservação digital, uma vez que elas estão baseadas na conservação de software e hardware, emulação ou migração, como um meio para garantir a autenticidade, registrar o gerenciamento de direitos e coleções de dados, e para a interação com recursos de busca'' (Rothenberg apud Arellano, 2004)

De acordo com o Arquivo Nacional (2007) metadados de preservação são informações que apoiam e documentam os processos associados à preservação digital de longo prazo. Estes são utilizados para armazenar informações técnicas e administrativas sobre decisões e ações de preservação, para documentar as ações de preservação tomadas, como políticas de migração ou de emulação , para registrar os efeitos das estratégias de preservação, assegurar a autenticidade dos recursos digitais ao longo do tempo e registrar informações sobre gestão de coleções e de direito.


Portanto, de acordo com Arellano (2004),  os metadados de preservação são uma forma especializada de administrar metadados que podem ser usados como um meio de estocar a informação técnica que suporta a preservação dos objetos digitais, visando apoiar e facilitar a retenção a longo prazo da informação.

REFERÊNCIAS

ARELLANO, Miguel Angel. Preservação de documentos digitais. Ci. Inf., Brasília, v. 33, n. 2, p. 15-27, mai./ago. 2004

DAY, Michael. Preservation metadata initiatives: practicality, sustainability, and interoperability. In: Bischoff, F. M., Ross, S., eds. Metadata in preservation: selected papers ERPANET Seminar at the Archives School Marburg, 2003. Marburg: Archivschule Marburg, 2004, p. 91-117.

SAYÃO,  Luís Fernando. Uma outra face dos metadados: informações para a gestão da preservação digital. Enc. Bibli: R. Eletr. Bibliotecon. Ci. Inf.: Florianópolis, v. 15, n. 30, p.1-31, 2010.

Metadados para preservação digital (Arquivo Nacional)

Iniciativas brasileiras ligadas à preservação digital

A questão da preservação digital vem sendo pensada como um grande desafio do século XXI. Se por um lado os avanços tecnológicos permitem a disseminação da informação praticamente em tempo real, por outro lado os documentos gerados em suas variadas formas digitais devem ser racionalmente avaliados por profissionais da informação capacitados para manter sua originalidade, fidelidade, preservação e acesso de longo prazo. Em alguns casos chega-se a refletir sobre a importância de manter a fidelidade do estado físico e são questionadas as mudanças materiais ocorridas quando um livro é digitalizado, por exemplo. Suas propriedades são descaracterizadas.

Os primeiros países e continentes preocupados com essas questões foram Estados Unidos, Canadá e Europa que iniciaram as pesquisas nesta área na década de 1990. 

Em 2003, a Unesco promoveu o lançamento de dois documentos extremamente importantes: Carta para a preservação do patrimônio digital e Directrices para la preservación del patrimonio digital, ressaltando a necessidade de se empreender ações que assegurem a longevidade e o acesso às informações e documentos em formato digital. (Lacombe e Silva 2007, p. 114)

Com o passar dos anos, mais e mais países se envolvem com a questão da preservação digital e contribuem no sentido de padronizar medidas confiáveis na gestão e elaboração de suas diretrizes.

  

O Brasil no contexto da preservação digital

  

• Biblioteca Nacional: ela realiza um movimento para definição de metadados de preservação. No seguinte endereço da internet a biblioteca disponibiliza interessantes conteúdos: http://bndigital.bn.br/index.htm;
• “Rede de Memória Virtual Brasileira”: http://bndigital.bn.br/projetos/redememoria/index1.htm;

• Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos do Arquivo Nacional (CONARq): com o anteprojeto da Carta para a Preservação do Patrimônio Arquivístico Digital teve como objetivo conscientizar as comunidades que possuem arquivos de documentos digitais a adotar práticas padronizadas de preservação digital. No seguinte link a carta na íntegra: Carta de Preservação;

• Participação do Brasil nos estudos de projetos internacionais (InterPARES I, II e III ).: http://www.interpares.org/ip3/ip3_index.cfm?team=4;

•   UNICAMP que também colabora de maneira expressiva como podemos verificar a seguir: http://www.unicamp.br/unicamp/noticias/2012/10/24/contribuicao-da-unicamp-para-preservacao-digital

• Cultura Digital: http://www.cultura.gov.br/site/categoria/politicas-culturais/cultura-digital-3/

• Documento: http://www.slideshare.net/Culturadigital/documento-do-eixo-memoria-digital

Eventos ocorridos que objetivaram a reflexão da preservação digital:

• Seminário Documentos em Meio Digital promovido pela Universidade de São Paulo:: http://www5.usp.br/2945/usp-discute-em-evento-preservacao-de-documentos-em-meios-digitais-inscricoes-vao-ate-sexta-18/;

• III Encontro Nacional de Bibliotecários em 13 de Novembro de 2012: http://www.abecbrasil.org.br/includes/eventos/vii_workshop/palestras/enb/RelatoBiblio.pdf

REREFÊNCIAS

  

ARELLANO, Miguel Angel. Preservação de documentos digitais. Ci. Inf., Brasília, v. 33, n.2, p. 15-27. Mai./ago. 2004.

 

CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS. Carta para preservação do patrimônio arquivístico digital. Disponível em: <http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/Media/publicacoes/cartapreservpatrimarqdigitalconarq2004.pdf> Acesso em: 14 de jan. 2013.

  

LACOMBE, C., SILVA, M.. Padrões para Garantir a Preservação e o Acesso aos Documentos Digitais. Revista Acervo, Rio de Janeiro, 20, dez. 2011. Disponível em: <http://revistaacervo.an.gov.br/seer/index.php/info/article/view/142/114>. Acesso em: 14 Jan. 2013.